Visualiseren verheldert, concretiseert en verbetert de kwaliteit van je vergadering.
#1. Je maakt het abstracte concreet
Als je impliciete veronderstellingen omzet in expliciete informatie, dan begrijp je elkaar beter. Dit leidt tot beter dialoog. Wat je visualiseert, verandert in een blijvend object en een conceptueel baken waar discussies altijd naar terug kunnen keren.
Als je een proces of situatie visuliseert, is het makkelijker om opties en varianten te bespreken. Door beelden toe te voegen, weg te halen of te verplaatsen bespreek je makkelijker alle mogelijkheden en gevolgen van je ingrepen. Een krabbel of een verplaatsbare post-it wordt een tastbaar element in het gesprek. Als je samen het plaatje overziet, wordt richting bepalen ook makkelijker.
Omdat het gesprek verschuift van het abstracte naar het concrete verbetert het de kwaliteit van het debat aanzienlijk. Precies de reden waarom ik tijdens overleg altijd een stuk papier tussen mij en de ander heb liggen. De gedachtengang wordt zichtbaar. Het gesprek terug- en vooruitspoelen wordt ineens mogelijk. En niet onbelangrijk: het objectiveert het onderwerp van je discussie – je wijst letterlijk naar een neutraal element in plaats van naar elkaar.
Herinner jij je nog de inhoud van de notulen van vorige week? Lappen tekst onthouden we slechter dan een beeld. Als je tekent worden meer hersengebieden actief, wat maakt dat informatie beter beklijft. Iedereen loopt letterlijk met hetzelfde plaatje de deur uit, en niet onbelangrijk: als mensen zelf goed begrijpen waar ze het over hebben, wordt informatie overdragen ook makkelijker. Het vehicel voor het verspreiden van je idee!
Voorbeeld uit eigen praktijk
Je herkent het wel: je zit rond de tafel, 4 mensen vanuit verschillende afdelingen (en daarmee expertise en kennis), en iedereen geeft vanuit zijn/haar standpunt input op het systeemvraagstuk. Mondeling. Achteroverhangend.
Op een bepaald moment plakte ik een magic whiteboardvel aan de muur, pakte een stift en ging live verbeelden wat er werd gezegd. Letterlijk het proces en de context in kaart brengen. ‘Okee, dus jouw financiele systeem bestaat uit deze hoofdelementen, en daar zitten deze collega’s op. Hoe hangt dat samen met jouw IT-systeem? En wie gaat dan zorg dragen voor dit hiaat hier?’ In 45 minuten tijd hadden we de kern van het vraagstuk in kaart gebracht en was er gedeeld akkoord op de volgende stap.
Waarom het werkte
We creëerden samen op dat moment een gedeelde taal, namelijk de visuele. Dit is cruciaal aangezien ieder van ons geen kennis had van de systemen van ander, en het lastig is om dan te weten of je elkaar goed begrijpt. Het mooie was, dat de anderen ook gingen opstaan, om wat ze zeiden zelf te verduidelijken op het vel papier. Kortom: we waren aan het co-creëren, wat de uitkomst van het overleg sowieso al verbetert: als mensen samen iets maken, zullen ze er ook meer voor gaan staan (draagvlak).
En tot op de dag van vandaag, herinner ik me nog de tekening van toen. Waren het notulen geweest van 2 A4-tjes, dan kan ik je verzekeren: de inhoud daarvan had ik je niet na kunnen vertellen.
Ook effectiever vergaderen? De Creatieve Werkvloer biedt workshops zakelijk tekenen..
Femke Deckers | 06 – 43 98 61 70 | Amsterdam femke@decreatievewerkvloer.nl
